Informatica e Cucina non sembrano avere proprio la stessa natura e, spesso, chi opera nella ristorazione non siede altrettanto volentieri davanti a un computer! Tuttavia, un valido strumento informatico può semplificare molto il lavoro del cuoco nella gestione della cucina e nell'organizzazione e ottimizzazione delle risorse. Ecco allora i principali produttori di software mettere a disposizione del mondo della ristorazione meravigliosi strumenti di lavoro, tanto completi quanto sofisticati, ma nel contempo efficienti e semplici da utilizzare, pensati e ideati per le esigenze di chef, ristoratori, gastronomi, pasticceri, barman, manager del food&beverage, gestori di mense e comunità, operatori di catering e banqueting.

L'installazione di un software di questo tipo non può prescindere da una fase di analisi approfondita delle caratteristiche della propria attività, degli obiettivi di analisi che si vorrebbero raggiungere, delle risorse che si occuperanno di gestire lo strumento e, naturalmente, dell'investimento economico necessario per l'installazione, l'utilizzo e per il mantenimento. L'obiettivo ultimo di una scelta gestionale di questo genere risiede nella riduzione del food cost e nel miglioramento delle procedure operative interne.

Naturalmente questo macro-obiettivo ha poi delle ripercussioni fondamentali in diverse aree della gestione di un'attività di ristorazione, quali:
  • La gestione degli inventari: in qualsiasi momento è possibile creare un inventario dello stato attuale del magazzino e, magari, confrontarlo con le quantità ideali tracciate in base alle vendite.
  • Gli ordini: è possibile creare delle vere e proprie liste della spesa in base a 'regole” predefinite o 'quantità minime”. In alcuni casi, la persona che gestisce gli acquisti può, direttamente attraverso lo strumento, scegliere il fornitore in base ai criteri pre-impostati. Un esempio di gestionale di questo tipo è Calcmenu, software innovativo ma di facile utilizzo pensato per il mondo della ristorazione e ideato da Egs Enggist e Grandjean Software sa.
  • La lista dei fornitori: è possibile gestire un numero illimitato di fornitori per tutti gli articoli nella lista dei prodotti. Inoltre, ogni transazione con ogni fornitore viene archiviata, in modo da poter analizzare l'evoluzione dei prezzi d'acquisto per ogni articolo del magazzino. è poi possibile archiviare gli ordini d'acquisto, le ricevute di consegna e le fatture.
  • Le richieste interne e i trasferimenti multipli in posti diversi: per alberghi e altre attività con diversi luoghi di stoccaggio, ci può essere la possibilità di dover trasferire o fare delle richieste di prodotti tra cucine, bar, ristoranti e altri luoghi di stoccaggio. Grazie all'utilizzo di un gestionale, ogni reparto invierà la propria lista con la richiesta dei prodotti da trasferire al reparto. In questo modo è possibile controllare ogni movimento di prodotti e stampare dei rapporti di variazione per luogo di stoccaggio o punto vendita.
  • Le vendite: un software gestionale è in grado di calcolare automaticamente il food cost ideale e scaricare i prodotti in tempo reale dal magazzino basandosi sulle vendite effettuate. I rapporti su profitti, popolarità e contribuzione aiutano poi il ristoratore a prendere delle decisioni efficaci nella gestione dei menu.


Il giusto hardware e il giusto marketing
L'utilizzo di un software per la gestione dell'attività di ristorazione dà i suoi massimi risultati se affiancata all'utilizzo di strumenti multimediali per la presa della comanda. E allora, oltre a scegliere un buon software di gestione per il proprio ristorante, bisogna però anche capire esattamente di cosa si ha bisogno in termini di apparecchiature. Sono comuni domande come: 'quante postazioni touch screen mi servono?” o 'di quanti palmari wireless ho bisogno?”.

Per concludere, software gestionali e strumenti multimediali sono ormai diventati elementi imprescindibili per la gestione di una struttura ristorativa. Per sopravvivere la ristorazione del futuro dovrà cominciare a guardare al mercato con occhi diversi, ragionando anche in un'ottica di ricerca di nuovi format, di utilizzo in chiave commerciale di social network, di comunicazione e marketing non convenzionale. La figura del ristoratore assomiglierà probabilmente sempre meno a quella cui ci hanno abituato i vecchi professionisti del mestiere e sempre di più a quella di un vero e proprio manager, abile non solo in sala e cucina, ma anche nello studio dei suoi clienti, dei concorrenti e attento all'utilizzo di materie prime, risorse umane e nuove tecnologie.